―― 基本的な質問 (p.3)
■ オプトインの同意記録を紛失してしまった場合はどうなりますか?
特商法では、オプトインの同意の記録(承諾や請求の記録)を保存する義務が課せられています。(法12条の三第3項)これに対しては法72条で100万円以下の罰金が処せられますので、紛失しないようにしてください。特電法では3条2項で同意記録の保存義務が課せられています。
■ オプトインの同意記録は保存期間が過ぎたら破棄してもいいのでしょうか?
不要な個人情報であれば抱えるリスクがありますので破棄したほうが良いでしょう。しかし、広告・宣伝メールを送っている間は保存義務がありますので、その点には注意をしてください。
■ オプトインにおける同意の記録にはどのような情報が必要なのでしょうか?
基本的に、そのユーザーの同意を得たということが分かる内容が必要です。具体的な事例は、総務省や経済産業省の省令をご覧ください。たとえば、キャンペーンを行ったときのページや承諾の取り方に関する記録とか、何かのログとかいったものが考えられます。
特商法では省令11条の五、2号で「電磁的方法、書面その他の方法により相手方から承諾を得、又は請求を受けた場合にあつては、承諾又は請求ごとに当該承諾又は請求があつたことを示す書面等。」とあり、これはオプトインを受けたログやデータベース上の記録を意味すると思われます。また、それに続く「ただし、販売業者又は役務提供事業者が、当該承諾を得、又は請求を受けるために定型的な内容を表示しており、かつ、当該承諾を得、又は請求を受けたときに当該承諾又は請求の内容に係る情報を一覧性のある書面等として正確に編集する方法を用いている場合であつて、当該定型的な内容の表示において、当該電磁的方法による電磁的記録の送信、当該書面への記入その他の行為が当該相手方に通信販売電子メール広告をすることを承諾し、又は請求するものであることを容易に認識できるよう表示している場合には、当該承諾を得、又は請求を受けるために表示した定型的な内容を示す書面等及び当該内容の表示がされた時期を示す書面等。」の部分は、特電法の省令5条2号ハと同様で、総務省のガイドラインで「ウェブサイトを通じて通信文を伝達することにより同意を取得した場合 当該通信文のうち定型的な部分(同意の取得に際して示す当該ウェブサイトの画面構成)」(10ページ)でよいと解説されています。
■ オプトアウトされたときの記録を残すことは必要でしょうか?
オプトアウトによってそのメールアドレスが削除され、以降、広告・宣伝メールの送信が止まるのであれば必要ありません。ただし、法令の定める保存期間の間は記録を残す必要があります。
■ オプトアウトに対する明確なガイドラインはありますか?
総務省が出した特定電子メールの送信等に関するガイドラインの4(17ページ以降)に記載されていますので、ご参照ください。
■オプトアウトの際に継続を勧めるようなものを作っても良いでしょうか?
消費者の利益という点から考えてほしいと思います。オプトアウトは、必要な事項を明示し、利用者にとって分かりやすく簡便な方法で提供することが原則です。
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